Ein WhatsApp- und Instagram-Posteingang für das ganze Team

In den meisten kleinen Betrieben leben die Kundengespräche auf einem Telefon. Das WhatsApp der Inhaberin hält die Buchungen, eine Kollegin beantwortet Instagram über ihr eigenes Konto, und wenn eine von beiden beschäftigt, im Urlaub oder nicht mehr da ist, geht der Gesprächsverlauf mit. Convelly bringt jedes WhatsApp- und Instagram-Gespräch in einen gemeinsamen Posteingang. Ein Gespräch geht nie auf dem Telefon einer einzelnen Person verloren. Es gehört dem Team, alle sehen denselben Verlauf, und er ist gleichzeitig im Browser und in der App verfügbar.

Jeder Kanal, ein Verlauf

Heute heißt das WhatsApp und Instagram. Ihre eigene Geschäftsnummer wird über den offiziellen WhatsApp-Business-Dienst von Meta verbunden, in wenigen Minuten, direkt in Convelly. Alles, was WhatsApp erlaubt, kommt im Posteingang an: Text, Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Dokumente, Standorte, Kontaktkarten, Sticker und Nachrichten mit Buttons. Bei jeder gesendeten Nachricht sehen Sie, was mit ihr passiert ist: gesendet, zugestellt, gelesen oder fehlgeschlagen, mit dem Grund in klaren Worten. Convelly zeigt außerdem, wo Sie bei der 24-Stunden-Regel von WhatsApp stehen, und wechselt zu einer genehmigten Nachricht, wenn freier Text nicht mehr erlaubt ist, damit Ihre Antwort trotzdem ankommt. Der Zustand Ihrer Nummer ist auf einen Blick sichtbar, mit der Qualitätsbewertung von WhatsApp, der Zahl der Personen, die Sie pro Tag anschreiben dürfen, und dem Status der Verbindung. Ändert sich etwas, werden Admins benachrichtigt.

Von Instagram landen Direktnachrichten, Antworten auf Ihre Storys und Story-Erwähnungen im selben Posteingang. Auch Kommentare unter Ihren Beiträgen und Reels erscheinen als Gespräche, sodass Sie öffentlich antworten, privat per Nachricht antworten oder einen Kommentar ausblenden können, ohne Convelly zu verlassen. Die Verbindung hält sich selbst am Leben, und die Regeln von Instagram werden automatisch eingehalten. Wie aus Kommentaren und Lead-Anzeigen Gespräche werden, erklärt die Seite zu Instagram-DMs und Kommentaren.

Schreibt dieselbe Kundin heute auf WhatsApp und morgen auf Instagram, weiß Convelly, dass es dieselbe Person ist. Ihre Gespräche, Termine und Deals bleiben in einem Datensatz zusammen. Der Beitrag dazu, einen Kunden über Kanäle hinweg zuzuordnen, erklärt, warum das wichtiger ist, als es klingt.

Getrennte Posteingänge für getrennte Aufgaben

Ein Posteingang für alles funktioniert für ein Ein-Personen-Studio. Sobald sich Empfang, Verkauf und Behandlungsteam dieselbe Nummer teilen, funktioniert es nicht mehr. In Convelly legen Sie getrennte Posteingänge für unterschiedliche Aufgaben an, zum Beispiel Empfang, Vertrieb und Support, jeweils mit eigenen Personen. Jeder Posteingang hat sein eigenes Reaktionszeitziel, damit Gespräche auffallen, die zu lange gewartet haben, und alte Gespräche schließen sich nach einer von Ihnen gewählten Zahl von Tagen von selbst. Wenn Sie zum ersten Mal Ziele festlegen, ist der Beitrag zu Reaktionszeitzielen für den Chat-Support ein praktischer Einstieg.

Gespräche gehen an die richtige Person

Neue Gespräche liegen nicht auf einem gemeinsamen Stapel und warten darauf, dass sich jemand zuständig fühlt. Verteilen Sie sie selbst, lassen Sie Convelly reihum zwischen den Teammitgliedern wechseln, oder geben Sie jedes neue Gespräch an die Person mit den wenigsten offenen. Sind manche Kolleginnen offline, gehen neue Gespräche nur an die, die online sind, und wer online ist, sehen alle. Mehrere Personen können am selben Gespräch arbeiten, wenn ein Fall es erfordert. Der Beitrag zum Zuweisen von Konversationen ohne Chaos zeigt, welche Regel zu welchem Team passt, und der Leitfaden zum Aufbau eines WhatsApp-Support-Teams, das mitwächst, behandelt Einstellung, Schulung und Qualität.

Ansichten, die zeigen, was Sie braucht

Ungelesen heißt: von Ihnen ungelesen. Hat eine Kollegin eine Nachricht geöffnet, verschwindet sie nicht aus Ihrer Liste. Darüber hinaus halten Labels, Prioritäten und fertige Ansichten den Posteingang ehrlich:

• Antwort nötig, Wartet auf Kunde, Antwortfenster schließt bald, Ich wurde erwähnt und Zurückgestellt sind von Anfang an da. Speichern Sie auch eigene Ansichten, für sich selbst oder für das Team.
• Stellen Sie ein Gespräch zurück bis später am Tag, morgen, nächste Woche oder zu einem Datum Ihrer Wahl. Es kommt von selbst wieder.
• Suchen Sie nach Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder den Wörtern in Nachrichten, auch den Wörtern in Sprachnachrichten.
• Blockieren, Spam und Papierkorb: Blockieren Sie einen Kunden einmal, und er ist überall blockiert. Gelöschte Gespräche warten 30 Tage im Papierkorb, falls Sie sie zurückholen müssen.

Private Notizen, Erwähnungen und ein Verlauf, der sich erinnert

In jedem Gespräch kann Ihr Team private Notizen hinterlassen, die der Kunde nie sieht. Erwähnen Sie eine Kollegin mit @, und sie wird benachrichtigt. So sagt eine Stylistin dem Empfang „sie hat nach dem Paket gefragt, schick ihr die Preisliste“, ohne die App zu wechseln. Der Verlauf merkt sich auch, was mit ihm passiert ist: wem er zugewiesen war, wann er in einen anderen Posteingang verschoben, zurückgestellt oder blockiert wurde. Wechselt ein Gespräch die Hand, liest die nächste Person Notizen und Verlauf, statt den Kunden alles wiederholen zu lassen. Interne Notizen und Übergaben zeigt, wie Teams diesen Kontext ordentlich halten. Dieselben Notizen liest die KI, bevor sie antwortet, ohne je zu verraten, dass es sie gibt.

Sprachnachrichten verschriftlicht, und eine Hilfe beim Tippen

Sprachnachrichten werden automatisch verschriftlicht, sodass niemand ein zweiminütiges Audio anhören muss, um zu wissen, was gefragt wurde, und Sie können darin suchen. Der Beitrag zum Bearbeiten von Sprachnachrichten, ohne eine Stunde am Tag zu verlieren, dreht sich genau um dieses Problem, und der Leitfaden zu Sprachnachrichten, Fotos und Dateien im Chat behandelt den Rest dessen, was Kunden schicken.

Wenn eine Person schreibt, hilft dieselbe Intelligenz, die den KI-Kundenchat antreibt, im Nachrichtenfeld: eine Antwort aus dem Gespräch und der Kundenhistorie schreiben, einen Entwurf verbessern, kürzen oder verlängern, die Grammatik korrigieren, freundlicher oder professioneller machen, in acht Sprachen übersetzen oder ein langes Gespräch in wenigen Zeilen zusammenfassen, bevor Sie es übernehmen. Schnellantworten halten Ihre Standardantworten samt Anhang einen Klick entfernt, für jeden Kanal, und Sie können ein Produkt auswählen und einen Zahlungslink direkt in den Chat legen. Ein Schalter in jedem Gespräch entscheidet, ob die KI antwortet oder eine Person.

Auf Ihrem Handy, live

Neue Nachrichten erscheinen sofort im Browser und in den Apps für iPhone und Android, mit denselben Daten und einem Posteingang, der fürs Handy gemacht ist. So sehen die Inhaberin zwischen zwei Kundinnen und die Kollegin am Empfang im selben Moment dasselbe. Push-Benachrichtigungen auf dem Handy und im Browser decken neue Nachrichten, Erwähnungen, Kanalprobleme und Kampagnenergebnisse ab, und Sie können jeden Workspace stummschalten. Was mobil wirklich besser läuft und der Leitfaden dazu, das ganze CRM vom Telefon aus zu führen, lohnen sich, wenn der Großteil Ihres Tages fern vom Schreibtisch stattfindet.

Jeder Betrieb ist ein eigener Workspace, mit eigenen Personen, Daten, Kanälen und Abrechnung, und eine Person kann zu mehreren gehören und mit einem Klick wechseln. Es gibt zwei Rollen: Admins verantworten alles, einschließlich Personen, Abrechnung und KI, und Mitglieder arbeiten mit Gesprächen, Kunden, Deals und dem Kalender. Eingeladen wird per E-Mail. Die App spricht Englisch, Deutsch und Arabisch, einschließlich Layout von rechts nach links, und hat überall einen Dunkelmodus.

Paradiso Fulda führt ein Beauty-Studio und ein Fitnessstudio über einen Convelly-Posteingang:

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Beauty-Kundinnen und Gym-Mitglieder fragen völlig unterschiedliche Dinge. Die KI hält beide Gespräche richtig — wir sehen nur die, die uns brauchen.

— Clubleitung, Paradiso Fulda

Wo der Kundendatensatz lebt

Jedes Gespräch gehört zu einem Kunden in Ihrer Kundenliste, mit seinen Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Instagram- und WhatsApp-Identitäten, Tags, Quelle, Terminen, Deals und Notizen. Deshalb ist der Posteingang mehr als ein Ort zum Antworten: Was Ihr Team in einem Chat erfährt, wird dort gespeichert, wo die nächste Person und die KI es finden. Die Pläne, einschließlich der Zahl der Personen und Kanäle pro Plan, finden Sie auf der Preisseite.