Eine Kundenliste, die sich aus Ihren Chats von selbst aufbaut

In den meisten kleinen Betrieben besteht die Kundenliste aus drei Dingen: den Kontakten auf dem Telefon der Inhaberin, einem Papierkalender und dem Gedächtnis. Das funktioniert, bis die Inhaberin weg ist, eine Kollegin eine Nummer braucht oder jemand fragt, welche Kundinnen seit dem Frühjahr nicht mehr da waren. Convelly baut die Liste aus den Gesprächen selbst. Jede Person, die auf WhatsApp oder Instagram schreibt, ein Lead-Formular ausfüllt oder einen Termin bucht, wird von selbst zu einem Kundendatensatz, und ab dann sammelt sich alles zu ihr an einem Ort. Der Leitfaden dazu, warum Dienstleister auf eine KI-CRM umsteigen, erklärt, was sich ändert, wenn diese Liste zum Zentrum des Betriebs wird; diese Seite erklärt, was die Liste in Convelly enthält und tut.

Alles zu einem Kunden an einem Ort

Ein Kundendatensatz enthält mehrere Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschriften, die Instagram- und WhatsApp-Identitäten, welche Anzeige oder welcher Link die Person gebracht hat, ihre Tags, ihre Herkunft und alle ihre Gespräche, Termine, Deals und Notizen. Schreibt dieselbe Kundin heute auf WhatsApp und morgen auf Instagram, weiß Convelly, dass es dieselbe Person ist, sodass nichts in zwei Datensätze zerfällt. Fragt die KI eine Kundin im Chat nach einer fehlenden Angabe, etwa der E-Mail-Adresse, speichert sie die Antwort im Datensatz. Die Gewohnheiten, die solche Datensätze nützlich halten, behandelt der Beitrag zur Kontaktverwaltung: eine CRM bauen, die Ihr Team wirklich nutzt.

Ein Datensatz in der Praxis

Lena hat im März zum ersten Mal auf Instagram geschrieben, um nach einer Farbbehandlung zu fragen. Diese Nachricht hat ihren Datensatz angelegt, mit ihrer Instagram-Identität. Eine Woche später hat sie über die Buchungsseite gebucht, was Telefonnummer und E-Mail-Adresse ergänzt hat, dazu die Buchung selbst, mit Sara als Stylistin und der Anzahlung als bezahlt markiert. Im Juni hat sie von dieser Nummer aus auf WhatsApp geschrieben, und Convelly hat das Gespräch demselben Datensatz zugeordnet, statt eine zweite Lena anzulegen. Eine Kollegin hat „lieber später Nachmittag“ notiert. Als sie im August nach dem Preis für ein Paket gefragt hat, hat die KI einen Deal angelegt und auf Angebot gesendet verschoben. Heute zeigt ihr Datensatz zwei Kanäle, vier Termine, einen offenen Deal, drei Notizen und den Tag Farbe, und die KI liest all das, bevor sie ihre nächste Nachricht beantwortet.

Felder, Tags und Quellen, die Sie selbst festlegen

• Zusatzfelder für Kunden und für Deals: Text, Zahlen, Datum, Ja/Nein oder eine Auswahlliste. Haartyp, bevorzugte Stylistin, Mitgliedschaftsmonat, Behandlungszone: was immer sich Ihr Betrieb merken muss.
• Farbige Tags, um Kunden zu gruppieren, einzeln oder für viele auf einmal vergeben, und beim Import gesetzt.
• Eine Liste von Quellen wie Instagram, Empfehlung, Laufkundschaft oder Website, damit Sie später sehen, woher Kunden kommen.
• Filter in der Liste und Aktionen für viele Kunden auf einmal: Tags hinzufügen oder entfernen, Quelle setzen, ein Feld aktualisieren, Marketing-Erlaubnisse ändern oder eine genehmigte WhatsApp-Nachricht an eine Auswahl senden, nur an die, die Marketing zugestimmt haben.

Felder und Tags sind zugleich das, was Automatisierungen prüfen und was Kampagnen als Zielgruppe nutzen. Benutzerdefinierte Felder und Segmentierung: mehr aus Ihren Kontakten holen zeigt, wie Sie sie wenige und nützlich halten und wie aus einem Tag wie „Farbe“ plus einem Filter in einer Minute die Zielgruppe einer Kampagne wird.

Eine Erlaubnis, die standhält

Die Marketing-Erlaubnis jedes Kunden für WhatsApp und für E-Mail wird im Datensatz gespeichert, mit dem Zeitpunkt und der Art, wie sie erteilt wurde. Antwortet jemand mit „STOP“ oder tippt auf den Button „Werbung stoppen“ von WhatsApp, hält Convelly das von selbst fest und stellt das Marketing an diese Person ein. Kampagnen lassen alle aus, die sich abgemeldet haben, blockiert sind oder nicht erreichbar sind, und zeigen Ihnen vor dem Versand, warum. Blockieren Sie einen Kunden einmal, ist er überall blockiert. Gelöschte Gespräche warten 30 Tage im Papierkorb, falls Sie sie zurückholen müssen. Der Beitrag zu Einwilligungsnachweisen, die einer Prüfung standhalten, erklärt, wie ein guter Nachweis aussieht, und der Leitfaden zu Datenschutz und Compliance auf WhatsApp ohne Juristendeutsch behandelt Aufbewahrung, Sicherheit und den Rest.

Bringen Sie Ihre Kunden mit

Importieren Sie eine Tabelle: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, los. Dubletten werden über Telefonnummer und E-Mail-Adresse erkannt, damit ein alter Export und eine neue Liste nicht zu zwei Kopien derselben Personen werden. Während des Imports können Sie alle taggen, ihre Quelle setzen, für jede Person einen Deal in einer Pipeline Ihrer Wahl anlegen und eine Automatisierung auf sie anwenden, zum Beispiel eine Willkommensnachricht. Kontakte aus Tabellen ohne Dubletten importieren zeigt, wie Sie die Datei vorbereiten, und der Leitfaden dazu, den Rest Ihres Stacks an das Chat-CRM anzubinden, behandelt auch Lead-Formulare und Zahlungen.

Leben Ihre Kunden bereits in der WhatsApp-Business-App, können Sie diese behalten: QR-Code scannen, und Ihre Kontakte und bis zu sechs Monate Chats kommen mit. Was mit Ihren alten Chats passiert erklärt, was Sie erwartet. Und wenn Sie sich lieber gar nicht durch einen Import klicken, geben Sie die Datei Elly, Ihrer Assistentin in Convelly: „Importiere diese 40 Kontakte und tagge sie als VIP“ ist eine vollständige Anweisung, und Elly zeigt Ihnen das Ergebnis, bevor es gespeichert wird.

Notizen, die Ihr Team teilt und die KI liest

Notizen mit @Erwähnungen lassen sich an einem Kunden, einem Gespräch, einem Deal oder einem Termin hinterlassen. „Lieber später Nachmittag“, „allergisch auf die übliche Farbe“, „hat nach dem Paket gefragt, wartet auf ihren Partner“: Die nächste Kollegin liest sie, bevor sie antwortet, und eine Erwähnung benachrichtigt die Person, die handeln muss. Die KI liest dieselben Notizen vor jeder Antwort und wird nie verraten oder andeuten, dass es sie gibt. Interne Notizen und Übergaben: Kontext zwischen Kollegen bewahren zeigt, wie kleine Teams diesen Kontext im Team-Posteingang ordentlich halten.

Vom Datensatz in die Pipeline und den Kalender

Die offenen Deals eines Kunden, mit Phase und Wert, stehen im Datensatz und in Ihren Vertriebspipelines, wo Sie sie zwischen Phasen ziehen. Seine Termine, mit Leistung, Mitarbeiter, Preis, Status und der Information, ob eine Anzahlung noch offen ist, leben im Kalender und werden von der KI gelesen, bevor sie antwortet. Ein neuer Kunde aus einem Chat, einem Import, einer Lead-Anzeige oder Instagram kann eine Automatisierung starten, ebenso eine Änderung seiner Daten, ein neuer Tag oder eine neue Quelle. Der Datensatz ist kein Aktenschrank; er ist das, worauf der Rest von Convelly reagiert.

Ihre Liste gehört Ihnen

Exportieren Sie jede gefilterte Liste als Tabelle, mit den Spalten Ihrer Wahl, wann immer Sie möchten. Es gibt keine Provision auf Buchungen und keine Bindung. Jeder Betrieb ist ein eigener Workspace mit eigenen Personen, Daten und Abrechnung; Admins verantworten alles, Mitglieder arbeiten mit Gesprächen, Kunden, Deals und dem Kalender. Die Pläne unterscheiden sich darin, wie viele Kunden enthalten sind, mit Zusatzoptionen für mehr, wie auf der Preisseite aufgeführt.