WhatsApp für Fitnessstudios: Probetrainings, Kurse und Magicline

Niemand entscheidet sich um neun Uhr morgens für ein Fitnessstudio. Die Entscheidung fällt um 22 Uhr auf dem Sofa, nach einem Tag, der nicht gut lief, und dann schreiben die Leute dem Studio, das gerade im Instagram-Feed aufgetaucht ist. Kommt die Antwort erst am nächsten Nachmittag, ist der Moment vorbei. Convelly beantwortet diese Nachricht in der Sekunde, in der sie ankommt, auf WhatsApp oder Instagram, mit Ihren echten Kursen, Preisen und freien Plätzen, und bucht das Probetraining direkt im Chat. Um das Gespräch herum liegen ein Buchungskalender, der für Gruppen-Sessions gebaut ist, eine Pipeline vom Probetraining zur Mitgliedschaft, Nachfassen bei Menschen, die still geworden sind, und eine direkte Anbindung an Magicline, falls Ihr Studio damit läuft.

Das Probetraining wird im Chat gebucht, nicht am nächsten Tag

Schreibt jemand „Kann ich diese Woche einen Kurs ausprobieren?“, antwortet die KI keinem Fremden. Bevor sie antwortet, sieht sie nach, wer schreibt, welche Buchungen es schon gab und was Ihr Team zu dieser Person notiert hat. Sie kennt Ihre Leistungen, Dauern und Preise und sieht Ihren echten Kalender, deshalb bietet sie nie einen Termin an, der nicht frei ist. Sie antwortet in der Sprache, in der der Kunde schreibt, und wenn drei kurze Nachrichten hintereinander kommen, wartet sie einen Moment und beantwortet den ganzen Gedanken auf einmal.

Die Buchung, die sie anlegt, ist eine echte Buchung, genau wie eine von Ihrer Buchungsseite: Sie prüft die Verfügbarkeit live, hält den Platz, fragt nach einer Anzahlung, wenn das Probetraining eine verlangt, und wartet auf Ihre Bestätigung, wenn Sie Buchungen lieber zuerst freigeben. Jede Leistung hat ihren eigenen Schalter „Die KI darf das buchen“, sodass Sie Probetrainings und Personal Training freigeben und anderes in Ihrer Hand behalten können. Der Leitfaden WhatsApp für Fitnessstudios geht das ganze erste Gespräch durch, und die Sammlung der WhatsApp-Playbooks nach Branche zeigt, wie andere Betriebe denselben Ablauf aufsetzen.

Kurse mit fester Platzzahl

Ein Yogakurs mit zwölf Matten ist kein Haarschnitt. Der Buchungskalender von Convelly behandelt Gruppen-Sessions als das, was sie sind: eine Leistung mit einer maximalen Zahl an Plätzen, Platz für Platz verkauft, mit einer Check-in-Liste am Tag selbst. Sie können Personen von Hand zu einer Session hinzufügen, die ganze Session auf eine andere Zeit verschieben und Mitglieder beim Ankommen einchecken. Kunden buchen ihren Platz auf Ihrer Buchungsseite oder im Chat, und der gewählte Platz wird zehn Minuten gehalten, während sie die Buchung abschließen, damit zwei Personen nicht dieselbe letzte Matte nehmen.

• Mitarbeiter: Legen Sie fest, welche Trainer welchen Kurs oder welche Session leiten dürfen. Lassen Sie Kunden eine Person wählen, weisen Sie automatisch zu, oder bieten Sie beides an.
• Räume und Geräte: der Kursraum, der Reformer, das Squat-Rack. Eine Leistung kann eines oder mehrere davon brauchen, automatisch reihum zugewiesen, an das am wenigsten belegte oder nach Ihrer Reihenfolge.
• Arbeitszeiten: Wochenpläne, die Sie für Personen, Leistungen und Räume wiederverwenden, mit Pausen, freien Tagen, Feiertagen und einmaligen Zusatzstunden. Ein Kurs kann andere Zeiten haben als der Trainer, der ihn leitet.
• Regeln und Limits: Mindestvorlauf, wie weit im Voraus gebucht werden darf, die Stornofrist, ob Mitglieder selbst verschieben oder absagen dürfen, und eine Höchstzahl pro Tag für eine Leistung.

Wenn mehrere Trainer in zwei Räumen arbeiten, erklärt der Leitfaden Mehrere Mitarbeiter und Ressourcen ohne Doppelbuchungen planen, wie Sie das sauber aufsetzen, und Kapazitäten für saisonale Nachfrage planen behandelt den Januar und die Wochen vor dem Sommer, wenn jeder Kurs voll ist und der Plan zusätzliche Sessions braucht.

Erinnerungen, die alle in der Session erreichen

Erinnerungen gehen auf WhatsApp raus, wo sie geöffnet werden, und sie können beantwortet werden. Sie wählen den Zeitpunkt: 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden, 1 Tag, 2 Tage oder 1 Woche vor der Session, oder jede Zeit, die Sie festlegen, und dazu die wichtigen Momente wie gebucht, bestätigt, abgesagt, verschoben, nicht erschienen oder abgeschlossen. Sie wählen den Empfänger: den Kunden, den Trainer oder alle Teilnehmer einer Gruppen-Session. Der Wortlaut ist Ihrer, auf Wunsch mit einer eigenen Version pro Leistung, und Leistung, Uhrzeit, Person und Preis füllen sich von selbst aus, zusammen mit den Links zum Absagen, Verschieben oder Ansehen der Buchung. Abgesagte Buchungen stoppen ihre Erinnerungen von selbst, bis auf die Absagebenachrichtigung. Ein Mitglied, das „komme zehn Minuten später“ antwortet, landet in Ihrem Posteingang und nicht in einer Sackgasse, und ein frei gewordener Platz kann an jemand anderen gehen.

Wenn Ihr Studio auf Magicline läuft

Viele Studios verwalten ihre Mitglieder bereits in Magicline und wollen kein zweites System für Sessions. Betriebe, die auf Magicline laufen, können die KI und das Team Mitglieder-Sessions und Probetrainings direkt in Magicline buchen lassen, und diese Buchungen erscheinen auch im Kalender von Convelly. Ein Mitglied, das auf WhatsApp „Trag mich für die Dienstags-Session ein“ schreibt, bekommt eine Buchung in Magicline, und Ihr Empfang sieht sie in Convelly, ohne den Tab zu wechseln.

Der Leitfaden Ein Studioverwaltungssystem an Ihr CRM anbinden erklärt, was Sie von einer solchen Anbindung erwarten können, und der übergeordnete Leitfaden Den Rest Ihres Stacks an das Chat-CRM anbinden behandelt Lead-Formulare, Zahlungen und Importe.

Von der Anzeige zum Probetraining, ohne dass jemand eingreift

Schalten Sie eine Lead-Anzeige auf Facebook oder Instagram, und jede Person, die das Formular ausfüllt, wird von selbst zum Kontakt in Convelly, mit ihren Antworten gespeichert. Legen Sie sie in eine Pipeline und begrüßen Sie sie innerhalb von Sekunden auf WhatsApp. Von dort übernimmt eine Automatisierung: Willkommensnachricht senden, einen Tag auf eine Antwort warten, und wenn nichts kommt, ein KI-Nachfassen mit dem Ziel „ein Probetraining buchen“ starten. Das Nachfassen schreibt jede Nachricht selbst, aus der echten Historie der Person und Ihrem Ziel, beachtet die 24-Stunden-Regel von WhatsApp und stoppt, sobald die Person antwortet.

Dasselbe gilt für Menschen, die auf eine Anzeige tippen und direkt in Ihrem WhatsApp landen. Click-to-WhatsApp-Anzeigen erklärt, wie Sie diese so aufsetzen, dass aus dem Werbebudget Gespräche werden statt Klicks, und Convelly hält fest, aus welcher Anzeige jeder Kontakt kam, sodass Sie später sehen, welche die Kurse gefüllt hat.

Eine Pipeline vom Probetraining zur Mitgliedschaft

Ein Probetraining ist der Anfang eines Verkaufs, und ein Verkauf verdient ein Board. In Convelly legen Sie so viele Pipelines an, wie Sie brauchen, jede mit eigenen Phasen. Ein Studio könnte Anfrage, Probetraining gebucht, Probetraining absolviert, Mitglied und eine Phase Rückgewinnung nutzen, für Menschen, die einmal kamen und dann verschwanden. Sie markieren, welche Phasen gewonnen und verloren bedeuten, ziehen einen Deal von einer Spalte in die nächste und bearbeiten ihn in einem Seitenpanel, ohne das Board zu verlassen. Jeder Deal hat einen Wert, eine Abschlusswahrscheinlichkeit, ein erwartetes Abschlussdatum, einen Verantwortlichen und eine Herkunft, und das Dashboard zeigt die Pipeline nach Phase mit der Zahl der Deals und ihrem Wert.

Deals treiben Automatisierungen an. Ein Deal, der auf Probetraining absolviert verschoben wird, kann „Wie war es?“ mit einem Link zur nächsten Session senden. Eine Absage kann den Deal in die Rückgewinnung verschieben und das Mitglied taggen. Die KI im Chat kann einen Deal anlegen oder in die nächste Phase verschieben, wenn das Gespräch es verlangt, Automatisierungen bewegen Deals auf Auslöser hin, und Ihr Team zieht den Rest.

Mitglieder, die still geworden sind

Die meisten Mitglieder, die nicht mehr kommen, haben sich nicht entschieden zu gehen. Sie haben zwei Wochen verpasst, fanden es unangenehm, und dann war es leichter, nicht zu antworten. Ein Nachfassen, das abgewanderte Kunden zurückgewinnt, ist eine kurze Serie von Nachrichten, die die KI für diese eine Person schreibt, mit einem Ziel wie „diese Woche wieder in einen Kurs holen“, in ihrer Sprache, aus ihrer echten Historie. Es stoppt, wenn die Person antwortet oder wenn die KI einschätzt, dass eine weitere Nachricht unerwünscht wäre, und das Gespräch zeigt jede gesendete Nachricht und den Grund dafür. Starten Sie es von Hand aus jedem Gespräch, oder lassen Sie eine Automatisierung es starten, etwa eine bestimmte Zahl von Wochen nach einer abgeschlossenen Session oder wenn ein Mitglied eine bestimmte Zeit lang nicht geantwortet hat.

Impuls Fitness bringt es auf den Punkt:

“

Die Entscheidung fürs Fitnessstudio fällt um 22 Uhr. Jetzt sind wir das Studio, das um 22 Uhr antwortet.

— Studioleitung, Impuls Fitness

Saisonangebote, im Rahmen der WhatsApp-Regeln

Januar, die Wochen vor dem Sommer, ein neuer Kurs im Plan: WhatsApp-Kampagnen senden eine genehmigte Nachricht an alle, die von Ihnen hören möchten, an Mitglieder mit bestimmten Tags oder an eine Liste, die Sie von Hand zusammenstellen. Die Erlaubnis kommt zuerst: Wer sich abgemeldet hat, blockiert ist oder nicht erreichbar ist, bleibt außen vor, und Sie sehen vor dem Versand, warum. Eine große Kampagne kann automatisch über mehrere Tage verteilt werden, damit WhatsApp Ihre Nummer nicht einschränkt, und für jede Person sehen Sie, ob die Nachricht wartet, gesendet, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen oder übersprungen ist. Antwortet jemand mit STOP, hält Convelly das von selbst fest und stellt das Marketing an diese Person ein.

Empfang und Trainer in einem Posteingang

Jede WhatsApp- und Instagram-Nachricht landet in einem gemeinsamen Posteingang, im Browser und in den Apps für iPhone und Android, mit Push-Benachrichtigungen. Getrennte Posteingänge für den Empfang und für die Trainer, Gespräche reihum verteilt oder an die Person mit den wenigsten offenen, private Notizen mit @Erwähnungen, und Sprachnachrichten werden automatisch verschriftlicht, sodass niemand ein zweiminütiges Audio anhören muss, um zu erfahren, dass jemand die Donnerstags-Session verschieben will. Ein Schalter in jedem Gespräch schaltet die KI aus, und eine Person übernimmt. Die Einrichtung dauert etwa fünfzehn Minuten: Convelly liest Ihre Website und schreibt die Beschreibung Ihres Studios für die KI, ihre Regeln und ihren Ton, und Elly führt Sie durch Kurse, Zeiten und Team. Die Pläne finden Sie auf der Preisseite, und es gibt nie eine Provision auf Buchungen.